Conditions de prêt

• Examen en vue de l’octroi du prêt :

Toute demande de prêt est examinée avec soin par le conservateur des collections muséales montoises qui soumet un rapport détaillé et motivé aux membres du Collège des Bourgmestre et Échevins la Ville de Mons. Ceux-ci prennent ensuite la décision ou non d’octroyer le prêt. 

Cet examen prend notamment en compte les éléments suivants : 

• L’état de l’œuvre au moment de la demande,
• Le lieu de l’exposition et les conditions générales d’exposition de l’objet,
• Les conditions particulières d’exposition de l’objet,
• La pertinence du propos de l’exposition et de la présence de l’objet dans ce cadre,
• ...

• Formulaire d’octroi du prêt

Un formulaire d’octroi du prêt est joint, établissant ainsi clairement : 

• Les identités des prêteurs et emprunteurs,
• L’identité de l’objet demandé en prêt,L’état de conservation,
• La valeur d’assurance,
• Les conditions spécifiques (emballage et transport)
• Les conditions particulières d’exposition
• Les exigences en matière de droits moraux

En signant ce document, l’emprunteur accepte le prêt et en accepte aussi toutes les conditions fixées ci-après.  

• Assurance 
  Les objets prêtés le sont sous un contrat de type « clou à clou » couvrant tous les dégâts, détériorations ainsi que le vol, la disparition ou la perte des pièces. En aucun cas, l’emprunteur ne pourra exclure l’un ou l’autre risque en se référant à des conditions particulières ou générales du contrat d’assurance. L’emprunteur doit également veiller à assurer le prêt individuellement. En cas de police de groupe, celle-ci doit comporter la liste des pièces avec les montants assurés correspondant. Une copie de la police doit être envoyée au prêteur.  
  L’assurance doit prévoir le versement d’une somme égale à la valeur agréée du prêt en cas de perte totale ainsi que le versement d’une somme couvrant le replacement ou la réparation du prêt endommagé et sa dépréciation en cas de perte partielle ou de dommage. 

• Emballage et transport 
  Les frais d’emballage et de transport incombent dans leur intégralité à l’emprunteur. Celui-ci s’engage en outre à respecter les conditions particulières fixées par le conservateur afin d’en offrir toutes les garanties de protection contre les risques du transport. Le conservateur se réserve aussi le droit, quand besoin est, d’imposer une firme de transport. De même, s’il le juge nécessaire, un accompagnateur suivra l’expédition. Dans ce cas, ses frais de voyage et de séjour sont à charge de l’emprunteur. Tout changement appréciable survenu dans l’état du prêt, que cela soit pendant le transport ou de son exposition, doit être immédiatement signalé au prêteur. 

• Dédommagement suite au prêt
  Lorsque que la durée du prêt de l’objet demandé excède les 3 mois, l’emprunteur se voit dans l’obligation de fournir un cliché en haute définition à l’Artothèque, de manière à offrir à ses visiteurs un service optimal. 

• Conditions d’exposition, de conservation et de sécurité 
  Il est évident que l’emprunteur doit protéger de façon permanente et efficace le prêt contre toutes les conditions qui pourraient nuire à son état (incendie, inondation, lumière excessive, radiations, écarts de température, variation du taux d’humidité, attaque d’insectes, pollution, vol, dommage…). Aussi, toute condition d’exposition dans un environnement inhabituel doit-elle être signalée auprès du conservateur dans la rubrique commentaire du formulaire.  
  Le conservateur se réserve le droit de définir les conditions spécifiques de conservation propre à chaque catégorie d’objet.  Ces conditions peuvent être vérifiées à l’improviste. 
  En aucun cas, le prêt ne peut subir des retouches, réparations, restaurations ou quelconques manipulations susceptibles d’en modifier l’état sans l’accord préalable écrit du conservateur. Lors de l’exposition, le cartel accompagnant l’objet mentionnera l’origine de l’objet selon le libellé exact communiqué par le conservateur.  

• Photographie et reproduction
  Le prêt ne sera ni photographié ni filmé sans l’autorisation préalable du conservateur. Chaque reproduction sera accompagnée de la mention communiquée par le conservateur.  

• Catalogue et documents divers 
  Le catalogue ainsi que tout autre document relatif à l’exposition pour laquelle l’objet est demandé en prêt mentionneront la collection ainsi que la Ville de Mons selon le libellé exact transmis par le conservateur.  
  Également, au minimum trois catalogues seront transmis au centre de documentation du Pôle muséal à l’Artothèque. 

• Prolongations
  Si l’emprunteur souhaite prolonger l’exposition, il est tenu de faire une demande auprès du conservateur et de prolonger l’assurance. 
  Le conservateur se réserve le droit de refuser cette prolongation et n’est pas tenu de motiver ce refus.